א. במידה והפונה קיים במערכת CRM יש לאתר את הפונה בטבלה הראשית (באמצעות מיון / כפתור "חיפוש")ולהקיש ENTER או הקלקה כפולה עם העכבר עליו.
ב. במידה והפונה אינו מוקם במערכת יש להקימו כפונה חדש על מנת שיתאפשר לתעד את הפעילות מולו (הקשה על כפתור "הוספה").
ג. במסך הפעילות מול הפונה ניתן לצפות בהסטורית הפעילות מולו, הקשה כפולה על הודעה קיימת תפתח אותה לצפיה והמשך טיפול.
ד. להוספת פעילות חדשה מול הלקוח - יש להקיש על כפתור F5 או לחילופין על כפתור ההוספה בתחתית המסך מימין.
דגש: אין להקיש הקשה כפולה על שורה ריקה במסך הפעולות/ שיחות, פעולה זו תפתח אומנם פעילות חדשה – אך לא תשמור אותה בסיום והפעולה לא תקלט במערכת !
ה. במסך הפעילות החדשה שנפתח, יש למען את הפעילות למשתמש (ברירת המחדל- המשתמש הרושם) על מנת שפעילות זו תיקלט כפעילות פתוחה (פעילות הדורשת טיפול) אצל המשתמש אליו ההודעה/ פעילות ממוענת (במסך המשימות שלו).
ו. יש לבחור את סוג הטיפול הנדרש או שבוצע (שיחה/ פגישה/ תלונת לקוח וכו')
ז. יש לבחור את תאריך היעד לביצוע הפעילות בחלון "תאריך יעד" או להשאירו ללא שינוי על התאריך הקבוע בו (תאריך פתיחת הקריאה) ולבחור את סטטוס (דחיפות) הפעילות
ח. לאחר בחירת הפרמטרים בסעיפים ה'- ו' יש להזין את פרטי הפעילות. ניתן לקצר את ההקלדה בהקשה על העיגול הירוק מימין לשורת ההודעה (או הקשה על 1F ), שם ניתן לבחור טקסט קבוע להזנה. לאחר החזרה לפעילות ניתן בהמשך השורה להמשיך ולהקליד טסט חופשי.
ט. לאחר סיום הקלדת ההודעה/ פעילות יש להחליט האם הפעילות הסתיימה או לא. במידה והפעילות טופלה ע"י המשתמש שפתח אותה (למשל הסבר קצר ללקוח) ניתן לסגור את הפעילות ע"י סימון חלונית האישור "סגור פעילות",
לחילופין יש להקיש על כפתור "סיום" ללא סגירת הפעילות. הפעילות תופיע כעת במסך הפעילויות של הלקוח בצבע כחול -= פעילות פתוחה. כמו כן הפעילות תופיע במסך המשימות למשתמש שאליו הופנתה הפעילות כפעילות פתוחה לטיפול.
י. ניתן להוסיף פרטים נוספים לתיעוד הפעילות המידה ושורת הפעילות אינה מספיקה. פעולה זו מבוצעת ע"י סימון החלונית הריקה ב "פרטים נוספים". במסך הנוסף שיפתח ניתן להוסיף טקסט, להדביק טקסט וכו'.
יא. במידה ומעוניינים לצרף לפעילות קובץ כלשהו – ניתן לבצע זאת ע"י הקשה על "קישור קבצים לפעילות". פעולה זו גם גורמת לקובץ המקושר להיות מתועד במסמכי הלקוח (לצפיה- כפתור "מסמכים" בתחתית מסך הלקוח)
אפשרויות נוספות ברישום פעילות:
ניתן לקשור כל פעילות למספר נקודות חיצוניות:
1. למוצר אליו מתייחסת הפעילות (כאשר למשל מדובר בפעילות של שירות מוצרים) - ע"י סימון המוצר בתחתית מסך הפרטים הנוספים
2. ליומן - ע"י הקשה על "רישום ביומן" נפתח היומן של המשתמש אליו מופנית הפעילות ("מיועד ל") בתאריך היעד של הפעילות. כל שנותר לעשות הוא לבחור את שעת הפגישה ולהמשיך את המהלך עד גמר עדכון היומן. בסגירת היומן "ברק" תחזיר את המשתמש למסך הפעילות ותשאל האם לרשום את הפגישה בפעילות, הפגישה תצויין במסגרת "הטיפול שבוצע".
3. תזכורת - ניתן להגדיר תזכורת לכל פעילות ע"י הקשה על כפתור ה"רישום תזכורת"
4. רישום שעות - ניתן לרשום את שעות העבודה בהקשר של הפעילות ע"י הקשה על "רישום שעות", שעות אלו יעודכנו במסך השעות בלקוח.
5. טיימר - ניתן להפעיל טיימר המודד את זמן הפעילות לצורך תיעוד הזמן שדרשה הפעילות מהפתיחה. ע"י הקשה על כפתור שעון העצר (איור של שעון) תתחיל מדידת הזמן. ניתן לאחר הפעלת פונקציה זו לצאת מחלון הפעילות ומחלון הלקוח אך הטיימר ימשיך לפעול עד לעצירתו ע"י המשתמש
6. שליחת הפעילות בדוא"ל - ניתן להוציא דוא"ל הכולל את כל פרטי הפעילות ללקוח או לכל נמען חיצוני אחר ע"י הקשה על כפתור תיבת הדואר. אופציה זו מאפשרת לשלוח למשתמש חיצוני (איש מכירות או איש שירות) דוא"ל עם הפעילות שנרשמה עבורו למכשיר כף היד שלו, מכשיר סלולרי הקורא דוא"ל או אפילו אליו הביתה.