בכרטיס לקוח > לשונית מסמכים . בהקשה על כפתור זה נפתח מסך המעקב אחרי מסמכי הלקוח והמאפשר יצירת מסמך חדש, עדכון מסמכים, שליחת מסמכים ללקוח וכו'.
ניתן לתעד במסך זה כל קובץ שהוא (מסמך, קובץ אודיו, וידיאו, דפי אינטרנט וכו'). כל קובץ מתועד מקבל באופן מידי (בזמן פתיחת מסך "מסמכים") מספר אסמכתא רציף שאינו חוזר גם במידה והמסמך נמחק / לא הסתיימה עריכתו והקובץ כלל לא נשמר.באופן זה ניתן לעקוב אחרי כל מסמך/ קובץ מתועד במערכת וליצור יחס בינו לבין הפעילויות הארגוניות.
כיצד פותחים / עורכים מסמך?
בצידו השמאלי של מסך עריכת "עריכת מאפייני מסמך" (לאחר שהמשתמש הקיש על "הוספה" כמובן) ניתן לבחור מספר אפשרויות לפתיחת מסמך:
1) העתקה מקובץ "מסטר". במקרה זה ברק דואגת למזג לתוך ההצעה/מסמך את שם הלקוח ,איש הקשר ,תאריך ההצעה ופרטים נוספים (ההחלפה עצמה מתבצעת בזמן עריכת המסמך בפועל באמצעות ה WORD)
2) העתקה מקובץ קיים – במקרה זה ברק מעתיקה קובץ כלשהוא אותו בוחר המשתמש תוך שמירה על תיאורו והוספת מספר אסמכתא. דגש: זו פעולת העתקה של קובץ/מסמך מקורי. אם בהמשך משונה קובץ המקור, ההעתק שנשמר בברק אינו משתנה – זהו מסמך עצמאי לחלוטין.
3) קישור לקובץ קיים – במקרה זה ברק יוצרת קישור לקובץ/מסמך חיצוני לברק. מסמך זה היות ואינו מתועד בברק אינו מקבל אסמכתא כלשהיא ובמידה והוא נמחק בעתיד – הקישור ימות. מסיבה זו מומלץ לא לבצע קישור למסמך אלא עם כן זהו משהו זמני בלבד.
4) סריקת מסמך לברק CRM – פעולה זו מאפשרת למשתמש לסרוק מסמך ישירות לברק, תחת הלקוח כמובן. לשם סריקה לברק יש לודא כי במחשב מוגדר סורק (התחל > לוח בקרה> סורקים ומצלמות). במידה והסורק הוא סורק מרכזי (סורק בדחיפה) שאינו מוגדר בתחנת המשתמש, הברק לא תסרוק את המסמך היות והברק הנשענת על הגדרות מערכת ההפעלה אינה יכולה להפעיל את הסורק המרכזי.
5) הקשה על כפתור "עריכת המסמך" – במקרה זה הברק תפתח את מעבד התמלילים WORD ותעלה למסך את מסמך ברירת המחדל של WORD לעריכה.
עריכת המסמך
לאחר בחירת צורת המסמך (מסטר/ העתקה/קישור וכו'), יש להקיש על כפתור עריכת המסמך (למטה מימין). הקשה על כפתור זה תפתח את המסמך המיועד לעריכה באמצעות התוכנה המתאימה כפי שהוגדרה במחשב המשתמש.
הערה: יש לשים לב כי אם משתמש א' יצר מסמך בכרטיס הלקוח באמצעות תוכנה מסויימת (תוכנה גרפית/ אקסל/ וורד וכו') ואותה תוכנה אינה מוגדרת/מותקנת במחשב המשתמש ב', משתמש ב' לא יוכל לצפות/ לערוך את המסמך.
בגמר עריכת המסמך יש לשמור את המסמך ולסגור אותו / את התוכנה העורכת. כעת יש למלא את שדות הנוספים במסך "עריכת מאפייני מסמך". שדות אלו (סטטוס מסמך, מאפייני מסמך, נתוני הצעת מחיר) ישמשו את המשתמשים במערכת לאיתור מסמכים עתידי.
לכל מסמך ניתן גם להגדיר את המורשים לעדכן את המסמך. מורשים אלו נקבעים במסך זה ע"י הקשה על :
שליחת מסמך ללקוח
לאחר גמר עריכת המסמך ושמירתו ניתן לשלוח מתוך מסך ניהול המסמכים את המסמך בדוא"ל או בפקס ישירות וכל זאת במידה וישנה תוכנת פקס סטנדטית במחשב או שישנו שירות פקסים. שירותים אלו וכן כתובת הדוא"ל וכו' ניתנים להגדרה מתפריט תחזוקה> עדכון פרמטרים > פקס וכן מתפריט תחזוקה > "מאפייני מחשב נוכחי לאימייל"
בשליחת דוא"ל ללקוח ניתן להוסיף קבצים מצורפים ע"י לחיצה על כפתור ה + וכן להוסיף כיתוב ללקוח כמלל חופשי בשדה הטקסט במסך.